Es uno de esos "círculos virtuosos" que todos esperamos en los negocios, pero que no siempre se logra. Una mejor previsión conduce a una mayor colaboración entre las finanzas y los negocios. Y, una colaboración más intensa conduce a mejores pronósticos financieros y empresariales.

Un informe reciente de la Fundación para la Investigación de Ejecutivos Financieros (FERF) habló sobre las muchas maneras en que la planificación y previsión de negocios pueden generar ventaja competitiva. La colaboración -entre negocios y finanzas, departamentos y geografías- es un beneficio clave de una mejor previsión.

Una mejor previsión permite a las personas del lado operativo de la empresa competir más eficazmente. Las personas operativas, a su vez, pueden compartir información que mejore la exactitud y la oportunidad de las previsiones financieras. El informe dice que "la colaboración efectiva comienza con la comprensión de las unidades de información de negocios que se utilizan para monitorear y mejorar el desempeño y para asegurarse que la información y los informes que se producen reflejan las necesidades reales".

Más colaboración no tiene por qué significar más reuniones

¿Cuáles son los mecanismos de la colaboración? Es útil, por supuesto, que las personas hablen entre sí directamente. Pero, pocas empresas sufren de una escasez de reuniones. La colaboración es más efectiva cuando es parte integral de cómo se realiza el trabajo realmente. En el caso de la planificación y la previsión, la colaboración para la fijación de objetivos y la medición del progreso conduce a un mejor resultado. A su vez, esto conduce a planes y pronósticos más realistas.

Capacidades que impulsan la colaboración para una mejor previsión

Veamos las capacidades que facilitan la colaboración e involucran a más gente en el proceso de planificación y pronóstico.

Alta participación
Cuantas más personas participen, mejor será la posibilidad de que los planes y los pronósticos reflejen las realidades del negocio. Considere un sistema capaz de involucrar a cientos de gerentes y personal de diferentes departamentos y regiones y países. Tiene el potencial para traer la información más actual, más relevante de las líneas de frente de la empresa en el proceso.

Flujo de trabajo y aprobación simplificados
La solución debería permitir que los participantes ingresen información fácilmente y que los revisores supervisen el estado del flujo de trabajo rápidamente. Por ejemplo, los iconos de "semáforos" con códigos de colores podrían identificar los planes que no se han iniciado, están en progreso o están listos para su revisión. Los revisores deben poder enviar correo electrónico a los grupos en función del estado de la jerarquía o del flujo de trabajo. Además, deben ser capaces de solicitar modificaciones si es necesario.

Reducir la brecha terminológica entre negocios y finanzas
Los usuarios deben ser capaces de introducir datos que sean relevantes para sus áreas funcionales en términos que entiendan y usen todos los días, en lugar de términos financieros no familiares. Un usuario en operaciones puede ingresar el número de unidades vendidas o cantidades de suministros comprados. La solución podría entonces utilizar fórmulas predefinidas para traducir esa información en datos financieros tales como ingresos brutos o costos.

Opciones de interfaz
Aunque las hojas de cálculo tienen sus limitaciones como herramienta de planificación, siguen siendo muy populares y familiares para la mayoría de los usuarios empresariales. Por lo tanto, una amplia gama de directores de línea de negocio, son más propensos a adoptar una solución que ofrezca la opción de una hoja de cálculo como la interfaz.

Control de versiones y pista de auditoría
En un proceso continuo que involucra a decenas o cientos de personas, es esencial saber cuándo se realizan los cambios, y ser capaz de rastrear quién hizo el cambio y por qué razón. Una pista de auditoría incorporada proporciona ese registro y ayuda a satisfacer los requisitos de cumplimiento que podrían aplicarse al proceso.

Seguridad
La seguridad basada en roles garantiza que los usuarios solo vean las partes del plan o las previsiones que necesitan ver. Los administradores pueden configurar opciones de visualización para unidades de negocio, grupos de trabajo o individuos. Como resultado, la comunicación de información y expectativas relevantes es constante.

Es todo para mejor
Por lo tanto, estas son sólo algunas de las capacidades clave de la solución que pueden facilitar una mejor colaboración en la planificación y previsión. Quizás el más importante aquí es que cuanto más fácil es usar la solución, más fácilmente la gente la adoptará. Y, eso significa que su organización cosechará los beneficios de una mejor previsión y planificación. ¿Quieres saber más sobre el valor de la colaboración en el contexto de la analítica avanzada?

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