Todo comienza con un plan. Ya sea que se trate de un plan corporativo general o de un plan de nivel inferior, se asocia con la administración del desempeño empresarial, que incluye la planificación financiera, el presupuesto y la previsión. La planificación requiere una comprensión del desempeño pasado, la identificación de las desviaciones sobre las metas u objetivos (plan vs. real), la evaluación de escenarios posibles, la predicción de resultados probables y el análisis de riesgos.

A pesar de la importancia que tiene la planificación para guiar la estrategia comercial y su ejecución, muchas empresas dependen demasiado de las hojas de cálculo para planificar y presupuestar su negocio. Las hojas de cálculo en si mismas no son el problema; son una herramienta muy común y fácil de usar dentro de las empresas. El problema real es que el uso de planillas de cálculo desconectadas, en silos y no gobernadas, no favorece procesos de planificación eficientes. Por otro lado, las hojas de cálculo no pueden escalar de manera efectiva en organizaciones grandes.

En una encuesta reciente de IDC a 300 usuarios de negocios, el 88% de los encuestados dijeron que usan hojas de cálculo para realizar análisis what-if. Los usuarios de nivel más bajo en la estructura de planificación, completan los planes basados en hojas de cálculo y los envían por correo electrónico a los gerentes de finanzas para llegar al plan final. Gestionar múltiples versiones de hojas de cálculo en un proceso manual hace virtualmente imposible mantener el control de la información y llegar a una "versión única de la verdad". Además, dado que el proceso de planificación consume tanto tiempo, los planes generalmente solo se revisan y ajustan al final del período de planificación. Esto no brinda la oportunidad de corregir el rumbo de la planificación durante el período.

En el mismo estudio, encontramos que el 49% de los encuestados usa métodos manuales de copiar y pegar para ingresar sus datos en hojas de cálculo. Este proceso está plagado de errores humanos e ineficiencia. Algunas organizaciones encadenan hojas de cálculo en impresionantes hazañas de manipulación de datos. Por ejemplo, en una entrevista reciente con una empresa de biotecnología, descubrimos que se usaban hojas de cálculo vinculadas con 72 pestañas para crear presupuestos, y que el proceso de actualización del presupuesto a la realidad tardó cuatro meses en completarse. Con una nueva aplicación de planificación, la compañía redujo ese período a solo dos semanas. Si bien todos reconocemos el valor de las hojas de cálculo, la planificación de nivel empresarial requiere herramientas dedicadas y conectadas que ayuden a recopilar, preparar y analizar datos; ajustando los modelos de planificación y proporcionando información a los encargados de la toma de decisiones.

Las funciones que proporcionan estas herramientas se dividen en cuatro categorías:

• Recopilar y preparar datos:

los equipos de finanzas recopilan datos de una variedad de fuentes para elaborar presupuestos y pronósticos. Los datos se consolidan y preparan para brindar en forma precisa el estado actual de las operaciones. Las aplicaciones de planificación que están integradas con aplicaciones transaccionales, son las que pueden tener esta capacidad de mostrar el estado actual.

• Analizar datos:

en función de los datos históricos, los planificadores financieros crean una variedad de modelos. Los planes basados en las previsiones continuas (rolling forecast) permiten que este proceso se adapte rápidamente a las cambiantes condiciones comerciales. Los propietarios de líneas de negocio a menudo también crean sus propios presupuestos, planes y pronósticos para sus departamentos, que luego se combinan en un solo plan general.

• Entregar análisis:

los informes o cuadros de mando se publican y se entregan a ejecutivos, usuarios empresariales y otras partes interesadas en función del análisis de los datos. Los responsables de la toma de decisiones pueden ver visualizaciones, incluidos diagramas, gráficos y mapas, y ajustar sus decisiones para mejorar los resultados comerciales. Las herramientas de planificación que están integradas con los sistemas transaccionales pueden volver a los sistemas, la información de planificación ya resuelta.

• Ajustar modelos:

los planificadores ajustan sus modelos según los desvíos detectados, y así pueden ayudar a mejorar la precisión de los pronósticos. Este ciclo de planificación generalmente se realiza de manera periódica (mensual, trimestral, bianual, anual). En organizaciones con capacidades más avanzadas, se implementa una planificación continua y los planes se ajustan según la demanda.

Las empresas tienen más éxito cuando la planificación es continua, activa y colaborativa, y cuando los usuarios empresariales trabajan en conjunto con los analistas y planificadores financieros a lo largo de todo el ciclo de análisis. Estas necesidades de P&B no pueden satisfacerse mediante procesos manuales que dependen de hojas de cálculo, razón por la cual las soluciones analíticas de planificación son una parte clave para garantizar que las decisiones oportunas y precisas se tomen con los mejores y más actualizados datos.

Conozca cómo nuestra solución de Planning and Budgeting lo ayudará a elaborar planes y pronósticos con las características descriptas en este artículo