El final de un año y el comienzo de otro es un momento feliz para la mayoría de nosotros. Pero para aquellos que trabajan en finanzas, la alegría se ve atenuada por algunos problemas predecibles de fin de año, lo que resulta en dolores de cabeza financieros. Tareas como, cerrar los libros contables y finalizar los planes y presupuestos para el próximo año, hacen que este período sea probablemente el menos favorito en el calendario de su equipo financiero.

Al cierre de un año, hay preguntas interesantes para responder: si el plan se cumplió, cuáles son los desvíos y los motivos de las variaciones entre lo realizado y lo planeado. El proceso de fin de año también implica un arduo y detallado trabajo para confirmar que todos los números están en su lugar y que todo se relaciona correctamente.

Antes de considerar distintas formas de mejorar el proceso, veamos algunos problemas de fin de año que son comunes en muchas organizaciones financieras:

• Se gasta demasiado tiempo recopilando y verificando números.
No es inusual que los equipos financieros pasen del 60 al 70 por ciento de su tiempo rastreando cifras en fuentes de datos dispares y desconectadas. Quizás es un mal necesario, pero esta tarea provoca mucha pérdida de tiempo a los profesionales de finanzas.

• Generar presupuestos actualizados es difícil
La tarea de budgeting es una de las actividades menos populares tanto en la oficina de finanzas, como en el resto de las áreas de la empresa. Los presupuestos estáticos anuales constituyen la causa negativa más importante del desánimo para lograr un buen presupuesto financiero. El proceso de crearlos consume mucho tiempo y es muy burocrático. La mayor desventaja es que este tipo de presupuestos a menudo ya son obsoletos cuando “ven la luz del día”.

• Los errores que arrojan las hojas de cálculo causan desconfianza en los números del presupuesto.
Todos queremos cumplir con el proverbio "única versión de la verdad". Las hojas de cálculo son notoriamente propensas al error, e incluso los usuarios más experimentados no son inmunes a cometer errores en el armado de sus planillas. Las estadísticas muestran que la mayoría de los errores de las hojas de cálculo no se deben a descuidos: son parte de la actividad diaria y manual como cortar, pegar y tipear cientos de números.

• Es difícil determinar lo que realmente impulsa al P&L
Las cifras de ingresos, ganancias, costos y flujo de efectivo indican cómo está funcionando la empresa, pero no cuentan toda la historia. Los datos no financieros pueden ser igual de importantes, pero rara vez reciben la atención que merecen.

Dejando de lado los problemas financieros del año próximo.

¿Qué hacer? Los analistas y consultores han estado estudiando la función financiera durante años. Y las empresas líderes han demostrado que las soluciones adecuadas de P&B pueden hacer que el trabajo de los profesionales de finanzas sea más eficiente y que provoque menos dolores de cabeza

Aquí hay algunas sugerencias a considerar, que podrían hacer que su proceso de P&B para el próximo año, sea mucho más sencillo:

• Automatice procesos para recopilar y verificar datos.
Automatizar los procesos de carga de datos es más fácil que enviar hojas de cálculo de un lado a otro. Lo más importante es que la automatización lo libera a usted y a su equipo, para realizar otros análisis de valor agregado.

• Reducir las hojas de cálculo
Elimine las hojas de cálculo, pero mantenga la interfaz Excel donde sea posible. Utilice una solución de planificación que le permita conservar la interfaz Excel para aprovechar el conjunto de habilidades existente de su equipo, acelerar la adaptación a la nueva solución y aumentar el ROI de su empresa.

• Implemente la planificación continua
Las organizaciones que incorporaron la planificación continua y los pronósticos progresivos ven mejoras notables en su capacidad para pronosticar de forma rápida y precisa.

• Incluya más datos operacionales y personas operativas en su proceso de presupuesto
Las personas aceptarán un presupuesto más fácilmente cuando hayan participado en su creación. Los presupuestos también son más realistas cuando incluyen información de las líneas operacionales del negocio. La colaboración es especialmente beneficiosa cuando las personas pueden contribuir utilizando los términos comerciales que manejan todos los días: recursos consumidos, horas trabajadas, unidades producidas, etc. El resultado es un presupuesto más realista que es aceptado por todos los participantes.

Es hora de estudiar las soluciones

Entonces, aunque los problemas de fin de año estén latentes en su organización, ahora es un buen momento para pensar en implementar las soluciones y prácticas de planificación que pueden hacer que el proceso del próximo año sea mejor.

Lo invitamos a conocer nuestra solución de Planificación y Presupuesto,para que todos sus dolores de cabeza financieros queden en el pasado.